W polu „Nazwa rachunku” wpisz krótką, rozpoznawalną nazwę konta, np. „Konto firmowe PLN” albo „Rachunek główny”. Nie myl jej z nazwą banku ani z opisem rachunku. W Fakturowni te pola mogą służyć innym celom: część danych jest widoczna na fakturze lub przekazywana do KSeF, a notatka wewnętrzna pozostaje tylko w systemie.
Co wpisać w poszczególne pola rachunku?
System rozdziela informacje potrzebne do identyfikacji rachunku, prezentacji danych na dokumencie oraz obsługi technicznej. Najważniejsza zasada jest prosta: w polach mapowanych do KSeF wpisuj rzeczywiste dane banku, a prywatne oznaczenia konta umieszczaj w notatce wewnętrznej.
| Nazwa pola | Co wpisać | Gdzie jest widoczne? |
|---|---|---|
| Nazwa rachunku | Własne oznaczenie ułatwiające rozpoznanie konta, np. „Konto firmowe PLN” lub „Rachunek główny”. | W systemie, jako nazwa pomocnicza. Nie jest nazwą banku. |
| Nazwa banku | Pełną nazwę banku prowadzącego rachunek. | Pole może być wykorzystywane na fakturze oraz jest mapowane do KSeF. |
| Opis rachunku | Nazwę banku lub opis wymagany przez konfigurację systemu. Nie wpisuj tu prywatnych uwag. | Informacja trafia do XML i jest mapowana do KSeF, ale nie pojawia się na wizualizacji faktury. |
| Notatka wewnętrzna | Dowolne własne oznaczenie, np. „konto do płatności krajowych” lub „rachunek używany przez dział handlowy”. | Tylko w systemie. Nie jest widoczna dla klienta ani na fakturze. |
„Nazwa rachunku” i „Notatka wewnętrzna” pomagają uporządkować kilka kont, natomiast „Nazwa banku” i „Opis rachunku” mogą być elementami danych przekazywanych w strukturze dokumentu do KSeF. Dlatego nie wpisuj w opisie informacji przeznaczonych wyłącznie dla siebie.
Jak uzupełnić SWIFT/BIC?
Kod SWIFT/BIC identyfikuje bank przy przelewach zagranicznych. Pole może pozostać puste, jeśli rachunek nie będzie używany do takich transakcji. Po jego uzupełnieniu kod musi mieć prawidłowy format:
- 8 lub 11 znaków – krótszy wariant wskazuje bank, kraj i lokalizację, a trzy dodatkowe znaki mogą oznaczać oddział.
- Pierwsze 4 znaki oznaczają bank, kolejne 2 kraj, następne 2 lokalizację, a opcjonalne 3 ostatnie oddział.
- Przykładowy zapis to BREXPLPW albo BREXPLPWXXX.
- Małe litery zostaną automatycznie zamienione na wielkie, ale spacje, dodatkowe znaki lub nieprawidłowa długość mogą uniemożliwić zapis.
Jeżeli rachunek ma pojawiać się automatycznie na fakturze, znaczenie ma także opcja „Pokaż na fakturze”. Określa ona, czy system podstawi konto przy tworzeniu dokumentu. Sam opis rachunku nie decyduje o jego wyświetleniu, ale jego poprawność ma znaczenie dla danych przekazywanych do KSeF.
