„Numer identyfikacyjny” nie oznacza jednego, uniwersalnego numeru. Jego znaczenie zależy od kraju i celu formularza. W Niemczech może chodzić o stały IdNr albo zmienny Steuernummer, w Polsce najczęściej o NIP, a we wniosku ESTA – zwykle o numer dowodu osobistego.
Niemcy – czym różnią się IdNr i Steuernummer?
W niemieckich sprawach podatkowych najczęściej pojawiają się dwa numery. Identifikationsnummer, czyli IdNr, jest przypisany do osoby na całe życie. Przypomina polski PESEL, choć pełni przede wszystkim funkcję identyfikatora podatkowego. Numer nadaje i przechowuje Federalny Centralny Urząd Podatkowy, czyli BZSt.
IdNr składa się z 11 cyfr i nie zawiera ukośników ani innych znaków. Nie zmienia się po przeprowadzce, zmianie nazwiska ani zmianie stanu cywilnego. Osoba mieszkająca w Niemczech zwykle otrzymuje go po przekazaniu danych meldunkowych do BZSt. Numer może być również potrzebny przy pierwszym rozliczeniu podatkowym.
Steuernummer jest natomiast numerem przypisanym do konkretnego urzędu skarbowego, czyli Finanzamt. Może się zmienić, gdy zmienisz właściwy urząd, na przykład po przeprowadzce. Otrzymuje się go między innymi przy rozliczeniu podatkowym lub rozpoczęciu działalności gospodarczej.
Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Cecha | IdNr (Identifikationsnummer) | Steuernummer |
|---|---|---|
| Zmienność | Stały, przypisany do osoby na całe życie | Może się zmienić po zmianie właściwego urzędu |
| Przeznaczenie | Identyfikacja osoby w systemie podatkowym | Obsługa konkretnej sprawy przez Finanzamt |
| Wydawca | BZSt | Właściwy Finanzamt |
| Format | 11 cyfr bez znaków dodatkowych | Zwykle 10–11 cyfr, często z ukośnikami, na przykład 11/222/33333 |
Gdzie znaleźć niemiecki numer?
IdNr i Steuernummer mogą znajdować się na tych samych pismach, dlatego przed przepisaniem numeru sprawdź jego nazwę. Szukaj ich przede wszystkim w:
- decyzji podatkowej z niemieckiego urzędu skarbowego,
- pismach otrzymanych z Finanzamt,
- dokumencie potwierdzającym nadanie IdNr,
- rocznej karcie podatkowej Lohnsteuerbescheinigung.
Jeżeli formularz wymaga numeru osoby, najczęściej chodzi o IdNr. Jeżeli odnosi się do konkretnego rozliczenia, działalności lub korespondencji z urzędem, może wymagać Steuernummer. W przypadku działalności gospodarczej może pojawić się także W-IdNr. Jest to odrębny numer dla podmiotów aktywnych gospodarczo, nadawany przez BZSt, w formacie zaczynającym się od „DE”. Nie zastępuje on automatycznie IdNr ani Steuernummer.
Polska – czym jest NIP?
W Polsce podstawowym identyfikatorem podatkowym przedsiębiorcy jest NIP, czyli dziesięciocyfrowy Numer Identyfikacji Podatkowej. Osoba fizyczna może mieć tylko jeden NIP. Numer pozostaje ten sam po zmianie adresu, nazwy firmy czy innych danych, które są przypisane do podatnika.
NIP nie jest tym samym co PESEL. Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności i nie podlegają obowiązkowi posługiwania się NIP-em, zwykle używają w sprawach podatkowych numeru PESEL. Przedsiębiorca może sprawdzić swój NIP między innymi w rejestrze CEIDG, a podmioty wpisane do KRS – w dokumentach rejestrowych.
Jeżeli pytanie w polskim formularzu dotyczy identyfikatora podatkowego, przedsiębiorca powinien podać NIP, a nie numer dowodu osobistego ani numer wpisu do CEIDG.
Co oznacza „National Identification Number” we wniosku ESTA?
We wniosku ESTA określenie National Identification Number dotyczy krajowego numeru identyfikacyjnego, a nie uniwersalnego numeru podatkowego. Dla polskiego wnioskodawcy system może wskazywać numer dokumentu tożsamości, najczęściej numer dowodu osobistego. Nie należy automatycznie wpisywać polskiego NIP-u ani niemieckiego IdNr.
Przed wysłaniem formularza sprawdź aktualne pola w oficjalnym systemie ESTA, ponieważ ich zakres może zależeć od kraju wydania paszportu. Przy wypełnianiu wniosku zwróć uwagę na następujące zasady:
- numer paszportu wpisz wyłącznie w polu „Passport Number”,
- jeżeli formularz wymaga krajowego numeru identyfikacyjnego, sprawdź numer dokumentu tożsamości wydanego przez dane państwo,
- nie wpisuj NIP-u tylko dlatego, że jest numerem podatkowym,
- nie używaj „UNKNOWN”, jeśli masz ważny dokument i możesz odczytać wymagany numer.
Jeżeli nie masz dowodu osobistego albo nie wiesz, który numer wskazuje formularz, sprawdź instrukcję na oficjalnej stronie ESTA lub skontaktuj się z właściwą pomocą przed wysłaniem wniosku. W razie wymagania numeru dowodu warto mieć przy sobie podczas podróży zarówno paszport, jak i dowód osobisty.
Jak szybko wybrać właściwy numer?
Najpierw sprawdź kraj i cel procedury. W niemieckich podatkach numer osoby to zazwyczaj IdNr, a numer związany z konkretnym Finanzamt to Steuernummer. W Polsce identyfikatorem podatkowym przedsiębiorcy jest NIP. W formularzu ESTA „National Identification Number” odnosi się natomiast do krajowego numeru identyfikacyjnego wskazanego przez system, często numeru dowodu osobistego.
